„Baltvėja“ gamina ir montuoja tvoras. Tai reiškia ne vien gaminį: kiekvienas užsakymas pereina per kliento užklausą, poreikio įvertinimą, pasiūlymą, matavimą, medžiagų ir gamybos planavimą, pristatymą, montavimą bei atsiskaitymą. Į procesą įsitraukia biuro komanda, matuotojai, gamyba ir skirtingi rangovai objektuose.

Augant darbų kiekiui, vien Excel lentelės ir atskiros žinutės nebegalėjo suteikti visiems vienodo vaizdo. Todėl kartu pradėjome kurti vieną vidinę sistemą, kuri seka realų įmonės darbo procesą.

Atspirties taškas: informacija buvo, bet ji nejudėjo kartu su darbu

Duomenys apie klientą ir objektą gyveno keliose vietose. Pasiūlymui reikalingą informaciją tekdavo kartoti, o jo paruošimas priklausė nuo žmogaus turimų skaičiuoklių ir žinių. Užduotys matavimams, pristatymams ar montavimams dažnai buvo derinamos atskiromis žinutėmis.

Tai kūrė keturias praktines problemas:

  • ruošiant pasiūlymus buvo kartojami tie patys duomenų suvedimo ir skaičiavimo veiksmai;
  • ne visada buvo iš karto aišku, kuriame etape yra užsakymas ir kas turi atlikti kitą veiksmą;
  • dirbant su keliais rangovais reikėjo daug rankinio derinimo ir konteksto persiuntimo;
  • dokumentai, nuotraukos, datos bei susitarimai galėjo išsisklaidyti per skirtingus kanalus.

Tikslas nebuvo tiesiog perkelti Excel į naršyklę. Reikėjo susisteminti pačią darbo eigą.

Vienas užsakymas — viena nuosekli eiga

Sukūrėme vidinę web sistemą, kurioje kiekvienas kliento užsakymas turi aiškią vietą ir etapą. Komanda mato kelią nuo užklausos iki galutinio apmokėjimo:

Užklausa → pasiūlymas → matavimas → planavimas ir gamyba → pristatymas → montavimas → perdavimas → sąskaita ir apmokėjimas.

Kiekviename etape saugoma tam darbui reikalinga informacija: kliento ir objekto duomenys, matmenys, pasirinkti produktai, dokumentai, nuotraukos, datos, atsakingi žmonės ir kitas veiksmas. Komandai nebereikia iš naujo surinkti konteksto prieš tęsiant darbą.

Greitesnis pasiūlymų paruošimas ir išsiuntimas

Tvoros pasiūlymas priklauso nuo daugelio pasirinkimų: modelio, matmenų, medžiagų, vartų, montavimo darbų ir kitų sąlygų. Anksčiau dalis šios logikos gyveno atskirose skaičiuoklėse arba darbuotojų patirtyje.

Sistemoje sujungėme:

  • struktūruotą kliento poreikio ir objekto duomenų surinkimą;
  • produktų bei darbų skaičiavimo logiką;
  • pasiūlymo dokumento paruošimą;
  • pasiūlymo istoriją ir ryšį su konkrečiu užsakymu;
  • išsiuntimo procesą ir tolimesnį užsakymo etapą.

Rezultatas — mažiau pakartotinio pildymo, nuoseklesni pasiūlymai ir greitesnis kelias nuo užklausos iki klientui paruošto dokumento. Pakeitus užsakymo parametrus, komanda dirba su tais pačiais sistemoje esančiais duomenimis, o ne kuria dar vieną atskirą failo versiją.

Rangovų ir lauko darbų koordinavimas per „Telegram“

Matuotojai, vairuotojai ir montuotojai didžiąją dienos dalį praleidžia ne prie kompiuterio. Dėl to nenorėjome jų versti nuolat jungtis prie sudėtingos administracinės sistemos.

„Telegram“ susiejome su vidine užsakymų eiga. Atsakingas žmogus gali gauti struktūruotą užduotį su objekto informacija, pasirinkti ar patvirtinti laiką ir grąžinti darbui svarbią informaciją. Patvirtinimai bei iš lauko gaunami duomenys susiejami su tuo pačiu užsakymu.

Taip „Telegram“ lieka patogiu kasdieniu darbo kanalu, tačiau užsakymo būsena ir istorija nelieka užrakinta pavienėse žinutėse.

Ką tai pakeitė kasdieniame darbe

Sistemos vertė atsirado ne iš funkcijų skaičiaus, o iš mažesnės trinties tarp žmonių ir etapų.

Mažiau pasikartojančio darbo

Kliento ir objekto informacija panaudojama kituose žingsniuose, todėl jos nereikia vis iš naujo kopijuoti į skaičiuokles, dokumentus ir užduočių žinutes.

Greitesnis kelias iki pasiūlymo

Skaičiavimai, dokumento paruošimas ir užsakymo kontekstas gyvena vienoje eigoje. Tai taupo laiką pildant ir siunčiant pasiūlymus bei sumažina vietų, kuriose gali atsirasti neatitikimų.

Aiškesnė atsakomybė

Prie kiekvieno užsakymo matomas dabartinis etapas, kitas žingsnis ir atsakingas žmogus. Vadovui lengviau pamatyti, kur darbai juda, o kur jiems reikia dėmesio.

Sistemingesnis darbas su rangovais

Matavimo, pristatymo ir montavimo užduotys perduodamos vienodu formatu. Rangovui pateikiamas reikalingas kontekstas, o biuro komanda gauna aiškesnį patvirtinimą bei grįžtamąją informaciją.

Pagrindas tolesnei automatizacijai

Kai procesas ir duomenys sutvarkyti, galima prasmingai automatizuoti priminimus, dokumentų rengimą, būsenų atnaujinimus, ataskaitas ir kitus pasikartojančius veiksmus. AI čia tampa papildomu sluoksniu ant aiškaus proceso, o ne bandymu užmaskuoti chaosą.

Kūrėme etapais, kartu su realiais naudotojais

Sistema nebuvo projektuojama izoliuotai. Procesą skaidėme į etapus, prototipus tikrinome su komanda ir koregavome pagal tai, kaip darbas vyksta realybėje. Taip funkcijos atsirado ten, kur jos iš tiesų sumažina rankinio darbo, o sąsaja išliko suprantama skirtingiems naudotojams.

„Baltvėjos“ istorija gerai parodo mūsų darbo principą: pirmiausia suprasti procesą, tada jį susisteminti ir tik tada automatizuoti. Technologija yra priemonė, o galutinis rezultatas — greičiau judantis ir lengviau valdomas verslas.